Как организовать и провести конференцию в гостинице
Работа по проведению конференции начинается задолго до того, как должно состояться мероприятие. Один из важных моментов - правильный выбор помещения гостиницы, в котором будет проводиться конференция: нужно заранее решить, где будут располагаться выступающие и сколько понадобится мест; как будет производиться рассадка; какие дополнительные секции для параллельных выступлений понадобятся.
Что нужно подготовить перед конференцией
После выбора отеля и согласования дат проведения мероприятия вам нужно подготовить информационно-рекламные материалы (если предполагается их раздача на мероприятии). Также нужно согласовать с докладчиками условия их размещения, график выступления и темы.
Далее предстоит разобраться, какие оргвопросы можно решить силами сотрудников отеля, а какие потребуют привлечения дополнительного персонала. Например, вам может потребоваться дополнительная помощь сторонних сотрудников при регистрации участников. А кофе-брейк могут обслужить сотрудники ресторана, которые находятся в гостинице.
Если вы будете размещать участников в гостинице, то нужно заранее забронировать номера.
Продумайте техобеспечение конференции: необходимое оборудование, трансфер (туда и обратно) и др. Подготовьте идентификационные таблички, указатели и расписание.
Вам нужно сразу решить, будут ли культурно-развлекательные мероприятия; понадобятся ли украшение зала для банкета и специальное меню (все это можно организовать силами сотрудников гостиницы).
Если на конференции будут присутствовать сотрудники СМИ, то подготовьте для них пресс-релизы и сборники с тезисами мероприятия.
Итоги
Если вы проводите конференцию в гостинице, то можете использовать наши возможности и опыт проведения самых разных мероприятий: внутрифирменных, отраслевых, региональных и международных. Вы сможете рассчитывать на комплексную помощь в организации мероприятия или заказать отдельные услуги по поддержке мероприятия. В нашей гостинице есть опытные организаторы, охрана, ресторан, помещения для переговоров, залы для проведения мероприятий, предоставляются трансферы и места для проживания.
Работа по проведению конференции начинается задолго до того, как должно состояться мероприятие. Один из важных моментов - правильный выбор помещения гостиницы, в котором будет проводиться конференция: нужно заранее решить, где будут располагаться выступающие и сколько понадобится мест; как будет производиться рассадка; какие дополнительные секции для параллельных выступлений понадобятся.
Что нужно подготовить перед конференцией
После выбора отеля и согласования дат проведения мероприятия вам нужно подготовить информационно-рекламные материалы (если предполагается их раздача на мероприятии). Также нужно согласовать с докладчиками условия их размещения, график выступления и темы.
Далее предстоит разобраться, какие оргвопросы можно решить силами сотрудников отеля, а какие потребуют привлечения дополнительного персонала. Например, вам может потребоваться дополнительная помощь сторонних сотрудников при регистрации участников. А кофе-брейк могут обслужить сотрудники ресторана, которые находятся в гостинице.
Если вы будете размещать участников в гостинице, то нужно заранее забронировать номера.
Продумайте техобеспечение конференции: необходимое оборудование, трансфер (туда и обратно) и др. Подготовьте идентификационные таблички, указатели и расписание.
Вам нужно сразу решить, будут ли культурно-развлекательные мероприятия; понадобятся ли украшение зала для банкета и специальное меню (все это можно организовать силами сотрудников гостиницы).
Если на конференции будут присутствовать сотрудники СМИ, то подготовьте для них пресс-релизы и сборники с тезисами мероприятия.
Итоги
Если вы проводите конференцию в гостинице, то можете использовать наши возможности и опыт проведения самых разных мероприятий: внутрифирменных, отраслевых, региональных и международных. Вы сможете рассчитывать на комплексную помощь в организации мероприятия или заказать отдельные услуги по поддержке мероприятия. В нашей гостинице есть опытные организаторы, охрана, ресторан, помещения для переговоров, залы для проведения мероприятий, предоставляются трансферы и места для проживания.
